INTERN REGLEMENT

Artikel 1: De vereniging

De KWSV DE Heikneuters is een VZW waarvan de statuten verschenen zijn in het
Belgisch Staatsblad op 31 oktober 2002 onder het nummer 021852.

KWSV De Heikneuters Genk is gekend onder het ondernemingsnummer
0478660851, Rechtspersonenregister (RPR) Tongeren.

De maatschappelijke zetel is gevestigd te 3600 Genk, Neerzijstraat 117.
De vereniging is aangesloten bij de federatie Wandelsport Vlaanderen onder het
lidnummer 2006.

De vereniging heeft tot doel het georganiseerd wandelen te bevorderen door:
  1. het zelf organiseren van wandeltochten;
  2. de actieve deelname aan georganiseerde wandelingen;
  3. alle middelen aan te wenden die tot de verwezenlijking van dit doel
rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen.

Artikel 2: Samenstelling van de Algemene Vergadering

Om te zetelen in de Algemene Vergadering, hierna aangeduid als AV, mag elk lid van
de KWSV De Heikneuters Genk zich kandidaat stellen bij de voorzitter.
Om opgenomen te worden in de AV moet de kandidaat zijn kandidatuur schriftelijk
indienen bij de voorzitter waarna de voorzitter de kandidatuur voorlegt aan de leden
van de Algemene Vergadering.
De lijst met de namen van de leden van de AV. wordt per kalenderjaar geactualiseerd
of aangepast na wijziging van de samenstelling van de Algemene Vergadering.

Artikel 3: Taken van de Algemene Vergadering

De AV is het wettelijk controleorgaan van de VZW voor de vereniging KWSV De
Heikneuters Genk.
Op advies van het Bestuur bekrachtigt de AV het huishoudelijk reglement en elke
wijziging die in deze voorgesteld wordt.

Artikel 4: Bijeenkomst van de Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering komt jaarlijks één maal samen en dit op een door het
bestuur te bepalen datum.
Bij hoogdringendheid kan de voorzitter van het Bestuur de Algemene Vergadering
samenroepen.
De leden van de AV worden door de voorzitter schriftelijk uitgenodigd met
kennisgeving van de agendapunten.
De secretaris maakt de notulen op van deze bijeenkomst.

Artikel 5: Vergoedingen voor de leden van de Algemene Vergadering

Als vrijwilliger ontvangen de leden van de AV geen financiële vergoedingen of boni.

Artikel 6: Samenstelling van het Bestuur

Om te zetelen in het Bestuur mag elk lid van de KWSV De Heikneuters Genk zich
kandidaat stellen bij de voorzitter.
De voorzitter draagt de kandidatuur voor aan de Algemene Vergadering. Na
stemming volgens de statuten, kan de kandidaat opgenomen worden in het Bestuur.
De lijst met de namen van de leden van het bestuur wordt per kalenderjaar
geactualiseerd of aangepast bij wijziging van de samenstelling van het bestuur.

Artikel 7: Taken van de leden van het Bestuur

Het bestuur neemt de nodige beslissingen en organiseert allerlei activiteiten die
rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot het verwezenlijken van het doel van de
vereniging.
Ieder lid van het bestuur heeft zijn vaste taken. Op vraag van de leden van het
bestuur kunnen deze taken herverdeeld worden tijdens de maandelijkse vergadering
van het bestuur.
Per uitzondering kunnen twee bestuurstaken tijdelijk gecombineerd worden.

Artikel 8: Vergoedingen voor de leden van het bestuur

Als vrijwilliger ontvangen de leden van het bestuur geen financiële vergoeding.
De penningmeester kan niet overgaan tot uitkering van onkostennota’s, ingediend
door een lid van het bestuur, zonder unanieme goedkeuring van het bestuur.
Een lid van het bestuur heeft evenwel recht op een kilometervergoeding wanneer de
eigen wagen gebruikt wordt om verre verplaatsingen te doen in het belang van de
vereniging zoals bijvoorbeeld het bijwonen van vergaderingen van de federatie, of
andere opdrachten.
De uitkering van de kilometervergoeding bedraagt 0,15 euro/km en gebeurt na
voorlegging aan en na unanieme goedkeuring door de aanwezige leden op de
bijeenkomst van het bestuur.

Artikel 9: Bijeenkomst van het bestuur

Het bestuur vergadert één maal per maand, met uitzondering van de maand
augustus. De datum wordt door de leden van het bestuur vastgelegd in onderling
overleg.
Ten laatste 1 week voorafgaand aan de vergadering stuurt de voorzitter via mail de
agendapunten door naar de leden van het bestuur.
Op vraag kan er een extra vergadering worden samengeroepen door de helft van de
leden van het bestuur +1. Daarbuiten is de voorzitter gemachtigd bij
hoogdringendheid een extra vergadering samen te roepen.
Een bestuurslid maakt de notulen op van iedere bijeenkomst. Deze notulen worden
binnen de 7 kalenderdagen na de bijeenkomst overgemaakt aan alle leden van het
bestuur.
Op de eerst volgende vergadering moet de notulen eenparig worden goedgekeurd.
De gewraakte punten worden automatisch aan de dagorde van de lopende
vergadering toegevoegd.

Artikel 10: Voorwaarden om te zetelen in de Algemene Vergadering en het
bestuur.

De leden van de AV en het bestuur moeten lid zijn van de KWSV De Heikneuters
Genk.
Een lid van de AV en bestuur mag geen lid zijn van een andere vereniging met
dezelfde doelstellingen als KWSV De Heikneuters Genk, zoals vermeld in de
statuten.
Elk lid van de AV en bestuur moet zich schikken naar de statuten van de KWSV De
Heikneuters Genk en eveneens naar de statuten van de Vlaamse Wandelfederatie.
Zijn niet toegelaten om te zetelen in de AV en / bestuur van KWSV De Heikneuters
Genk:
• alle familieleden wonend op hetzelfde adres als het lid van de AV en/of
bestuur;
• familieleden in de 1ste en 2de graad van een lid van de AV en/of bestuur
• de partner (wettelijk of samenwonend) van een lid van de AV en/of bestuur.

Artikel 11: Transparant financieel beleid

Ter bevordering van een transparant financieel beleid van de vereniging hebben de
voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester en secretaris een bankkaart van de bank
waar de gelden van de vereniging gedeponeerd zijn. Deze bankkaart, gekoppeld aan
een individuele pincode, biedt de betrokken leden van het bestuur de mogelijkheid
ten allen tijde de stand van de rekeningen te consulteren.
Enkel de voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester beschikken over een
bankkaart waarmee tevens financiële verrichtingen kunnen uitgevoerd worden.
Bij ontslag van een lid van het bestuur dient het ontslagnemend lid deze kaart
onverwijld bij de voorzitter in te leveren.
Op elke bijeenkomst van de bestuursvergadering geeft de penningmeester een
overzicht van de financiële situatie met de in- en uitgaven vanaf de laatste
bijeenkomst van het bestuur, zodat de overige bestuursleden eveneens op de hoogte
zijn en blijven.

Artikel 12: Lidgeld van de vereniging

De AV bepaalt jaarlijks het lidgeld voor het komende jaar, in functie van de geldende
richtlijnen van de federatie Wandelsport Vlaanderen.
De leden dienen hun lidgeld hernieuwd te hebben ten laatste 15 december van het
lopende kalenderjaar.
De leden die op 1 januari van het nieuwe kalenderjaar hun lidgeld niet hernieuwd
hebben, worden geschrapt als lid van KWSV De Heikneuters vzw en kunnen niet
meer genieten van de voordelen als lid. Zij dienen zich nadien opnieuw aan te
melden als nieuw lid.

Artikel 13: Verzekering

Elk lid dat zijn lidgeld betaald heeft, is op elke officiële wandeling en op elke activiteit van de KWSV De Heikneuters Genk verzekerd voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid.
Elk aangesloten lid bij de vereniging is verzekerd voor lichamelijke schade tijdens
een georganiseerde wandeling bij een officiële wandelclub alsook voor de
verplaatsing van en naar deze wandeling.
De verzekeringspolis lichamelijk letsel en burgerlijke aansprakelijkheid zijn afgesloten
door de federatie Wandelsport Vlaanderen vzw, Gentse Steenweg 132 8340 Damme
bij de maatschappij Ethias onder het polisnummer 45.444.372.
Op eenvoudig verzoek kan een kopie van de polis worden ingezien.

Artikel 14: Het ledenblad

Elke 2 maanden ontvangen alle leden gratis het clubblad “De Heikneuter”. Het
clubblad geldt als communicatiemiddel tussen het bestuur en de leden van de
vereniging.
De bedeling van het clubblad is beperkt tot één exemplaar per adres.
Het bestuur bepaalt de inhoud en lay-out van het clubblad.

Artikel 15: Digitale communicatie

Op de website: www.heikneuters.be wordt het wandelprogramma voor het lopende
jaar evenals allerlei inlichtingen en mededelingen gepubliceerd.
Alle leden mogen hun e-mail adres opgeven zodat zij regelmatig een elektronische
nieuwsbrief kunnen ontvangen.
Gevolg gevend aan de GDPR-wetgeving tot bescherming van de persoonlijke
levenssfeer maakt de club de richtlijnen voor de bewerking van persoonsgegevens
kenbaar aan de leden via de website: www.heikneuters.be.
De leden kunnen op eenvoudig verzoek verwijdering vragen van hun e-mail adres uit
het bestand.

Artikel 16: Wandelingen van de vereniging

KWSV De Heikneuters Genk organiseert diverse wandeltochten per jaar:

•
o de 2e zondag van januari;
o de 2e zondag van maart;
o de beschermde tocht op de 3e zondag van mei;
o de 3e zaterdag van juli;
o op 11 november, behalve als 11 november op een zondag valt, dan
wordt deze datum aangepast.
o wandelingen die vallen op de vijfde maandag van de maand, jaarlijks
vast te leggen.

Het behoudt zich het recht voor om in uitzonderlijke gevallen de data van deze
tochten te wijzigen.

Artikel 17: Clubwandelingen en “Wandelen zonder betalen”

Het bestuur legt per kalenderjaar het aantal, datum en de locatie vast van de
clubwandelingen alsook het Wandelen Zonder Betalen (afgekort WZB). Het bestuur
bepaalt de inhoud en voorwaarden van deze organisaties.

Artikel 18: Busreizen

1. Daguitstappen

De vereniging organiseert jaarlijks een aantal daguitstappen per bus. Het bestuur
legt per kalenderjaar het aantal en de plaats vast, waarbij een voorkeur wordt
gegeven aan wandelclubs die de afgelopen jaren talrijk aanwezig waren op de
tochten van KWSV De Heikneuters Genk. De daguitstappen kunnen desgevallend
gecombineerd worden met een culturele of ontspannende namiddaguitstap. Het
bestuur bepaalt de inhoud en voorwaarden van deze daguitstap.

2. Meerdaagse busreizen

Het bestuur kan jaarlijks meerdaagse busreizen naar het binnen- en/of buitenland
organiseren voor de leden van de vereniging. Het bestuur bepaalt de duur, inhoud
en voorwaarden van deze reizen.

Artikel 19 : Activiteit voor de medewerkers

Er word jaarlijks een activiteit georganiseerd voor de vrijwilligers.
Voorwaarde om gebruik te maken van deze activiteit is minsten 2 maal het lopend
jaar als vrijwilliger geholpen hebben.

Artikel 20 :Ledenfeest

Eenmaal per jaar organiseert het bestuur een ledenfeest voor alle leden.
In functie van de inhoud van het feest bepaalt het bestuur de deelnameprijs voor de
leden van de vereniging.
Tijdens dit feest worden de leden gehuldigd die een afstand hebben gewandeld van
1000 km, 2500 km, 5000 km, en verder per 5000 km oplopend.
In het ledenblad wordt tijdig aangekondigd dat de leden, die een van deze
wandelafstanden bereikt hebben, zich melden bij de secretaris van de vereniging.
Om gehuldigd te worden is de aanwezigheid van deze leden op het ledenfeest een
vereiste.

Artikel 21 : Wandelkaart

Elk lid van de vereniging krijgt een wandelkaart met 52 stempelvakjes. Op elke
wandeling waar een lid zich gaat inschrijven laat hij een stempel van de
organiserende vereniging zetten. Bij elke wandelactiviteit in de schoot van onze
vereniging krijgen de leden 2 stempels op hun kaart.
Een volle wandelkaart kan bij de secretaris ingeruild worden voor een groene kaart
welke een waarde van € 6 vertegenwoordigt. Het bedrag van de waarde kan jaarlijks
aangepast worden door het bestuur.
De leden mogen deze waarde van de kaart in mindering brengen voor de betaling
van het jaarlijkse lidgeld, daguitstappen, aankoop van clubkledij, of aankoop van

consumptiebonnen bij onze vereniging.
De geldigheid van de waarde van de kaart is onbeperkt in tijd. De waarde van de kaart kan nooit geheel of gedeeltelijk
terugbetaald worden in contanten.

Artikel 22: Uitsluiting

Het bestuur heeft het recht zowel actieve als niet-actieve leden van de KWSV De
Heikneuters Genk uit te sluiten, als gevolg van directe of indirecte schade die
betrokken leden op enigerlei wijze berokkenen aan de vereniging of een bestuurslid
van de AV of het bestuur en dit via woord, geschrift, actie of gedrag.
De beslissing tot uitsluiting uit de vereniging kan ten allen tijde genomen worden door
het bestuur, met gewone meerderheid van stemmen, waarna de betrokkenen hiervan
per aangetekend schrijven op de hoogte worden gesteld.

Artikel 23: Wet op de vrijwilliger

Om de activiteiten van de club optimaal te laten verlopen, wordt beroep gedaan op
de vrijwillige hulp van onze leden. Ten gevolge de wet van 19/07/2006 verschenen in
het Staatsblad op 11/08/2006 en de bepalingen van betreffende aansprakelijkheid
vanaf 01/01/2007 van kracht zijnde is de vereniging verplicht zijn medewerkers te
informeren over de organisatie, doelstelling en verzekering. Deze informatie,
alsmede de voorwaarden aangaande vrijwilligerswerk, is door elke vrijwilliger op de
website www.heikneuters.be te raadplegen, zodat hij/zij volledig op de hoogte is in
verband met de rechten en plichten van de vrijwilliger.

Artikel 24: Publicatie en wijziging van het huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement kan door de leden van de vereniging geraadpleegd
worden op de website van de vereniging. Elke wijziging aan het huishoudelijk
reglement moet eerst door de Algemene Vergadering en het bestuur met
meerderheid goedgekeurd worden en is van kracht na bevestiging door een
meerderheid van de leden. De gehand tekende originele versie bevindt zich op de
maatschappelijke zetel, Neerzijstraat 117 te 3600 Genk.

Opgemaakt te Genk op 11 april en voor akkoord getekend:
  • François Monique, voorzitter
  • Ketelslegers Arnoulda, ondervoorzitter
  • Martens Mathieu, penningmeester
  • Willems Hendrik, bestuurslid
  • Nuttin Erik, bestuurslid
  • Gerrits Linda, bestuurslid
  • Blokken Jef, ere-voorzitter
  • Liebens Jan, lid van de AV
  • Nijs Johan, lid van de AV